Humanoïde robot op een beurs: zo organiseert u het en dit moet de standhouder regelen

Hoe organiseert u een humanoïde robot op een beurs?

Een humanoïde robot op een beurs organiseert u zoals elke machinedemonstratie op een stand, met één verschil: de robot praat met mensen, dus u bereidt naast de techniek ook inhoud voor. In de praktijk zijn er vier fasen:

1. De rol van de robot. Moet hij bezoekers begroeten en de stand op halen, over producten vertellen, optreden op het podium van de beurs of korte video’s voor sociale media opnemen? Dat bepaalt de dagplanning en de benodigde ruimte.
2. De regels van de beurslocatie. De technische richtlijnen van de beurs bepalen wat op een stand gedemonstreerd mag worden en hoe apparatuur en eigen wifinetwerken worden aangemeld.
3. Stand en techniek. Een werkzone voor de robot, stroom om te laden, internet en ruimte voor transportkisten en reserveaccu’s.
4. Gesprek en begeleiding. De persona van de robot, kennis van uw aanbod, talen, een activiteitenschema en operators ter plaatse.

Het woord ‘organisator’ kan hier verwarring geven. De beursorganisatie (de exploitant van de locatie) stelt de regels voor alle standhouders vast, terwijl de standhouder, het bedrijf dat de robot uitnodigt, verantwoordelijk is voor de inrichting van de stand.

Wat moet de standhouder regelen voor een humanoïde robot op de stand?

De standhouder zorgt voor ruimte, voorzieningen en toegang tot de hal. De tabel vat samen wat u voorbereidt en waarom.

Een aantal van deze zaken bestelt u vóór de beurs bij de exploitant van de locatie: de stroomaansluiting, internet, passen en, waar dat verplicht is, de aanmelding van apparatuur. Dat gaat het makkelijkst samen met de bestelling voor de standbouw.

Welke beursregels gelden voor robots op een stand?

De regels voor robots op een stand staan in de technische richtlijnen van elke beurs, en beurslocaties kunnen een demonstratie stilleggen die zij onveilig vinden. De technische richtlijnen van Messe Frankfurt voor 2026 zijn daar een goed voorbeeld van. Volgens die richtlijnen moet de veiligheid van bezoekers altijd gewaarborgd zijn bij het presenteren van exposities en het bedienen van machines en technische installaties (Messe Frankfurt, Technical Guidelines 2026). Ook mag de exploitant het tonen of demonstreren van apparatuur op elk moment verbieden als die naar zijn oordeel gevaar kan opleveren of anderen kan storen.

Hetzelfde document regelt de eigen wifinetwerken van standhouders: die mogen alleen in de 2,4 GHz-band uitzenden, uitzenden in de 5 GHz-band is verboden en een eigen zender moet ruim voor de beurs worden aangemeld. Voor een robot die via internet praat, is dat belangrijk: de verbinding plant u samen met de locatie in plaats van op de dag zelf te improviseren.

Beurslocaties in Nederland, België en elders hebben hun eigen richtlijnen, dus controleer die elke keer opnieuw. Meer daarover in ons artikel over een humanoïde robot op een beursstand in het buitenland en de technische regels van de locatie, en over de werkzone en het publiek in veiligheid van humanoïde robots op evenementen.

Wat regelt de robotleverancier op een beurs?

De robotleverancier is verantwoordelijk voor de robot, zijn gesprekken en zijn begeleiding. Bij MERA Robotics kiest het team de robot, programmeert het zijn gesprekken en gedrag, brengt het hem naar de beurs en begeleidt het hem ter plaatse met eigen operators. Een humanoïde robot werkt op accu’s, dus voor de beursdagen horen reserveaccu’s en een laadplek erbij. Wat de robot zegt, bereidt MERA per beurs voor in een evenementprofiel met kennis over de klant en het standprogramma, en via zijn camera kan de robot een product op de stand herkennen en er in het gesprek over vertellen.

Voor beurzen verhuurt MERA Robotics de humanoïde robots Unitree G1 (ongeveer 132 cm) en Unitree H2 (ongeveer 182 cm), en het gesprekssysteem MERA OS praat in ruim 70 talen, waaronder het Nederlands, met een stem die bij elke taal past. De kleinere G1 past makkelijker op een gewone stand en beweegt vrij tussen de bezoekers; de grotere H2 valt vanuit de gangpaden en op het beurspodium meer op. Beschikbare modellen staan in de catalogus van robots te huur en te koop.

MERA Robotics verzorgt evenementen in heel Europa: een robot met operators van MERA komt naar beurzen en andere evenementen in elk land van de Europese Unie en daarnaast onder meer in het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Noorwegen. Of er op uw beursdagen een robot beschikbaar is, checkt u via humanoïde robot huren voor evenementen.

Hoe plant u de voorbereiding stap voor stap?

De voorbereiding van een beurs met een robot deelt u het best op in fasen:

• Na het besluit om deel te nemen: bepaal de rol van de robot, de grootte van zijn werkzone en zijn actieve uren, en geef dat door aan uw standontwerper.
• Bij de bestellingen bij de beurslocatie: bestel stroom voor de achterruimte en internet, lees de technische richtlijnen, meld apparatuur en uw eigen netwerk aan als de locatie dat vraagt, en bestel passen voor de operators.
• Bij het voorbereiden van de inhoud: stuur productbeschrijvingen, de vragen die klanten het vaakst stellen, onderwerpen om te vermijden en de gesprekstalen door. Verwacht u op een beurs in Nederland of Vlaanderen ook Franstalige of Duitstalige bezoekers, zet die talen dan op de lijst. Onze gids over de kennisbank en het gespreksscript helpt daarbij.
• Op de opbouwdag: test de verbinding in de hal, repeteer gesprekken op de stand en richt de laadplek in.
• Tijdens de beurs: actieve blokken op de drukste uren, pauzes voor accuwissels, beeldmateriaal verzamelen.

Hoe u van de robot een publiekstrekker maakt, leest u in een robot op een beurs: zo trekt u bezoekers naar uw stand.

Hoe kiest u een partner voor een humanoïde robot op een beurs?

Een partner voor een robot op een beurs kunt u aan deze criteria toetsen:

• Eigen operators ter plaatse gedurende de hele beurs, inclusief de opbouw.
• Eigen gesprekssoftware, zodat de robot over uw producten praat en niet in algemeenheden.
• Gesprekstalen, als de beurs internationale bezoekers trekt.
• Productherkenning via de camera, als de robot over specifieke exposities moet vertellen.
• Robotmodellen in de vloot die passen bij de grootte van uw stand.
• Ervaring met beurzen in het buitenland, als u buiten uw eigen land exposeert.

Vraag bij elk punt om iets wat u zelf kunt nagaan, zoals voorbeelden van eerdere beurzen, een testgesprek over uw producten of een schriftelijke lijst van talen en taken op de stand.