Humanoïde robot op een evenement in België: Brussel, Antwerpen en Gent. Locaties, talen en de AI Act

Wie een humanoïde robot naar een evenement in België wil halen, huurt hem bij voorkeur bij een bedrijf dat de robot met eigen operators meebrengt en de gesprekken meteen in meerdere talen voorbereidt. België heeft zijn eigen kenmerken: in Brussel spreken gasten Frans, Nederlands en Engels, en op congressen rond de Europese instellingen praat de robot met mensen uit heel Europa. Daar komen de AI Act en de Belgische regels voor camera’s nog bij.

Hieronder leest u meer over de locaties in Brussel, Antwerpen en Gent, over de talen, over de regels voor AI en opnamen, en over de criteria om een partner te kiezen.

Waar in België wordt een humanoïde robot het vaakst ingezet?

Een humanoïde robot werkt in België vooral op congressen en conferenties in Brussel en op beurzen in Antwerpen en Gent. De rol van de robot hangt af van het soort evenement.

Brussel: SQUARE en Brussels Convention Street. Het congrescentrum SQUARE, uitgebaat door GL events, heeft volgens de uitbater 13.000 m² evenementenruimte, waarvan 4.000 m² voor tentoonstellingen, en 5 auditoria voor 140 tot 2.200 personen; een congres kan er tot 6.000 deelnemers ontvangen. De grootste zaal, de Gold Hall, biedt plaats aan maximaal 1.200 personen. Volgens de eigen website biedt het hele complex Brussels Convention Street meer dan 25.000 m² netto evenementenruimte en 42 vergaderzalen. Hier verwelkomt de robot meestal congresgangers in de foyer, werkt hij op de stand van een congrespartner of treedt hij op het podium op.

Brussel: Brussels Expo. Op het beursterrein op de Heizel vinden grote publieks- en vakbeurzen plaats. De robot werkt daar vooral op de stands van exposanten.

Antwerpen: Antwerp Expo. Volgens de uitbater heeft Antwerp Expo 18.653 m² en ontvangt het jaarlijks meer dan 500.000 bezoekers. De grootste hal is Hal 4 (6.083 m²), de hoogste is Hal 5, met een hoogte van 12 meter. De plafondhoogte beperkt de robot niet, maar telt wel mee als u een podium en een decor bouwt.

Gent. In Gent vinden beurzen en congressen plaats op locaties zoals Flanders Expo en het ICC Gent. De robot werkt daar meestal op een stand of bij de registratie van gasten.

Welke taal moet een robot met gasten in België spreken?

Een humanoïde robot in België spreekt de taal van het publiek: Frans, Nederlands of Engels in Brussel, Nederlands in Vlaanderen (Antwerpen, Gent) en meestal Engels op internationale congressen. De taalkeuze kan in België gevoelig liggen, dus spreek ze vóór het evenement met de organisator af en niet pas ter plaatse.

MERA OS, het gesprekssysteem van MERA Robotics, voert gesprekken in meer dan 70 talen, waaronder Nederlands, Frans en Engels, met een stem die bij elke taal past. Kennis over het merk, de producten en het programma bereidt u per taal apart voor, zodat de robot vragen beantwoordt in plaats van vertaalde slogans te herhalen. Meer over het voorbereiden van de inhoud: kennis en gespreksscenario voor een robot op een evenement.

Wat moet u regelen voordat de robot in België aankomt?

Een humanoïde robot op een Belgisch evenement vraagt grotendeels dezelfde voorbereiding als in andere EU-landen. België ligt in de EU, dus een robot uit Polen gaat niet door de douane en een ATA-carnet is niet nodig. Wat overblijft, is logistiek:

1. Aanmelding bij de organisator. Kijk in het technisch reglement of een bewegend object aangemeld moet worden en een aparte zone nodig heeft.
2. Vervoer en toegang. Spreek de opbouwtijden, de leveringsingang en de goederenliften af. In het centrum van Brussel kan de toegang voor vrachtwagens lastiger zijn dan op een beursterrein. Gids: hoe u een robot naar een evenementenlocatie vervoert en binnenbrengt.
3. Laden. Bestel een stopcontact op de stand en een plek voor de laders buiten het bereik van gasten.
4. Netwerk. Live gesprekken lopen stabieler over een aparte router met een simkaart dan over de wifi van de locatie.
5. Dagplanning. Op een congres komen de meeste mensen tijdens de koffiepauzes door de foyer, dus dan hoort de robot daar te staan met een volle batterij.

Zo werkt MERA Robotics bijvoorbeeld: de robot komt met reservebatterijen en de eigen operators van het bedrijf bedienen hem ter plaatse. Plan een lange dag met pauzes om batterijen te wisselen: hoe lang een humanoïde robot op een batterij werkt.

Welke regels voor AI en camera’s gelden voor een robot op een evenement in België?

Een humanoïde robot in België valt onder de Europese AI Act, de AVG en de Belgische regels voor camera’s. Volgens de Europese Commissie is de AI Act op 1 augustus 2024 in werking getreden en geldt hij sinds 2 augustus 2026, met uitzonderingen: verboden praktijken en de verplichtingen rond AI-geletterdheid gelden al sinds 2 februari 2025.

• AI Act, artikel 50. AI-systemen die rechtstreeks met mensen praten, moeten hen laten weten dat ze met een AI-systeem communiceren, tenzij dat duidelijk is. Bij een humanoïde robot is dat meestal zo, maar de robot kan zich ook gewoon even voorstellen.
• Camera’s. In haar uitleg over bewakingscamera’s zegt de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) dat een pictogram mensen over een camera moet informeren, dat verborgen camera’s nooit zijn toegestaan en dat beelden niet langer dan één maand worden bewaard. Die regels gaan over bewaking, maar dezelfde voorzichtigheid is zinvol bij een robot met een camera: een melding bij de stand en een zo kort mogelijke bewaartermijn.
• Foto’s van gasten. Neemt de robot content voor sociale media op, regel dan de toestemmingen en markeer de zone waar gefilmd wordt.

Details: een robot met een camera op een evenement: AVG en de AI Act.

Hoe kiest u een partner voor een humanoïde robot op een evenement in België?

Een partner voor een humanoïde robot op een evenement in België beoordeelt u aan de hand van een paar criteria die u kunt nagaan:

1. Eigen operators ter plaatse zolang de robot werkt.
2. Eigen gesprekssoftware met Frans, Nederlands en Engels.
3. Robotmodellen in de vloot die passen bij een foyer, een stand en een podium.
4. Ervaring met evenementen in het buitenland, inclusief vervoer en de reglementen van locaties.
5. Reservebatterijen en een laadplan voor een lange congresdag.
6. Een transparante offerte die vervoer, werktijd en de voorbereiding van de gesprekken omvat.

De prijs wordt per evenement berekend en hangt af van hoe lang de robot werkt, van de locatie en van de logistiek. Een datum vastleggen of de beschikbaarheid nagaan kan bijvoorbeeld via de pagina humanoïde robot huren voor evenementen.

MERA Robotics verzorgt evenementen in heel Europa: een robot met MERA-operators komt naar evenementen in elk land van de Europese Unie, dus ook in België, en daarnaast onder meer in het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Noorwegen. Robots om te huren of te kopen staan in de catalogus van robots te huur en te koop.