Robot humanoidalny na wigilii firmowej i imprezie świątecznej: co może robić, bezpieczeństwo, podatki, zdjęcia i kto go zapewni

Robot humanoidalny na wigilii firmowej lub imprezie świątecznej sprawdza się najlepiej jako gospodarz wieczoru: wita pracowników przy wejściu, składa życzenia w imieniu zarządu, rozmawia z gośćmi i pozuje do zdjęć przy choince. Na imprezach z udziałem rodzin robot bywa największą atrakcją dla dzieci pracowników. Rezerwację warto zrobić wcześnie, bo grudniowe terminy imprez firmowych zbiegają się w kilku tygodniach.

Co robot humanoidalny może robić na wigilii firmowej?

Robot humanoidalny na wigilii firmowej może pełnić kilka ról, które da się połączyć w jeden wieczór:

Robot w wykonaniu MERA Robotics prowadzi rozmowy na żywo, występuje na scenie, pozuje do zdjęć i może nagrywać krótkie filmy do mediów społecznościowych. Wypowiedzi przygotowuje się pod konkretne wydarzenie: w profilu wydarzenia w MERA OS jest wiedza o firmie, programie wieczoru i tym, co robot ma powiedzieć. Robot może mieć też własne imię i charakter, na przykład jako świąteczny ambasador marki.

W firmach z zespołami z kilku krajów przydaje się rozmowa w wielu językach. MERA OS prowadzi rozmowy w ponad 30 językach, w tym po polsku i angielsku, z głosem dobranym do języka.

Jak zadbać o bezpieczeństwo robota wśród gości i dzieci?

Bezpieczeństwo robota humanoidalnego na imprezie świątecznej zaczyna się od odległości. Producent Unitree G1 prosi użytkowników o zachowanie wystarczającego bezpiecznego dystansu między robotem a ludźmi (Unitree). To nie jest formalność: według AI Incident Database w Chinach chłopiec został podobno uderzony w brzuch przez robota humanoidalnego podczas publicznego pokazu, a przyczyny nie ustalono (AI Incident Database).

Praktyczne zasady na wieczór:

1. Strefa robota. Wyznacz miejsce, w którym robot się porusza, i nie stawiaj go w drodze do wyjścia ani przy bufecie.
2. Operator zawsze obok. Robota prowadzi operator, który może go w każdej chwili zatrzymać.
3. Dzieci z opiekunem. Na Mikołajkach dzieci podchodzą do robota pojedynczo lub małymi grupami, a obok stoi dorosły.
4. Podłoga i dekoracje. Robot Unitree G1 ma około 132 cm wzrostu i waży około 35 kg. Kable od oświetlenia choinki, rozsypane konfetti czy śliska posadzka to przeszkody, które trzeba usunąć z trasy.
5. Energia. Producent podaje dla G1 czas pracy około 2h na baterii 9000mAh (Unitree), więc przy dłuższym wieczorze potrzebne są baterie zapasowe i miejsce na ich wymianę.

Więcej o pracy na baterii przeczytasz w tekście ile robot humanoidalny działa na baterii, a o imprezach z udziałem dzieci w poradniku robot na Dniu Dziecka, pikniku i w szkole.

Jak rozliczyć robota na imprezie świątecznej w Polsce i w Niemczech?

Rozliczenie robota humanoidalnego na imprezie świątecznej zależy od kraju i od tego, jak firma traktuje całą imprezę. Robot jest zwykle częścią kosztów oprawy wydarzenia, tak jak sala czy dekoracje.

Niemcy. Paragraf 19 ustawy o podatku dochodowym (EStG) przewiduje kwotę wolną dla świadczeń w ramach imprezy firmowej (Betriebsveranstaltung), jeśli udział jest otwarty dla wszystkich pracowników zakładu lub jego części, i stosuje się ją do dwóch imprez w roku (§ 19 EStG). Do kosztów wlicza się m.in. tzw. oprawę zewnętrzną: wynajem sali, dekoracje i usługi organizatora eventu (Rödl & Partner). Występ robota warto więc ująć w budżecie imprezy razem z innymi usługami i sprawdzić z doradcą podatkowym, czy całość mieści się w limicie.

Polska. Według serwisu Infor firmowa impreza świąteczna nie jest świadczeniem pozapłacowym dla pracownika, a wątpliwości w tej sprawie rozwiał Trybunał Konstytucyjny (Infor). Interpretacje podatkowe w tej sprawie bywają jednak różne, dlatego sposób rozliczenia (koszty firmy, ZFŚS) najlepiej uzgodnić z księgowością przed zamówieniem.

Co z RODO, zdjęciami i AI Act na imprezie firmowej?

Na imprezie firmowej z robotem humanoidalnym obowiązują dwie grupy zasad: dotyczące wizerunku i dotyczące przejrzystości AI.

Zdjęcia. W Polsce rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, a wyjątek dotyczy m.in. osoby, która jest jedynie szczegółem całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza (art. 81 prawa autorskiego). Zdjęcie pracownika z robotem to portret, a nie szczegół tłumu. Jeśli firma chce publikować takie zdjęcia lub filmy w mediach społecznościowych, potrzebna jest zgoda, a przy dzieciach zgoda rodzica. Najprościej zebrać ją przy zapisach na imprezę.

AI Act. Art. 50 unijnego rozporządzenia o AI wymaga, by systemy przeznaczone do bezpośredniej interakcji z ludźmi informowały te osoby, że rozmawiają z systemem AI, chyba że jest to oczywiste (AI Act, art. 50). Przy robocie humanoidalnym zwykle jest to oczywiste, ale krótka zapowiedź prowadzącego albo przedstawienie się robota rozwiewa wątpliwości. Ten sam artykuł wymaga oznaczania deepfake'ów, co ma znaczenie, gdyby w filmiku z życzeniami robot miał mówić głosem prezesa.

Kiedy zarezerwować robota na wigilię firmową i jak to przygotować?

Robota humanoidalnego na wigilię firmową najlepiej zarezerwować z wyprzedzeniem, bo w grudniu wiele firm planuje imprezy w tych samych tygodniach. Przygotowanie obejmuje:

• termin, miejsce i godziny obecności robota,
• scenariusz: powitanie, życzenia, ewentualny blok dla dzieci,
• tekst życzeń i tematy, których robot ma unikać (premie, wyniki, sprawy kadrowe),
• plan sali z miejscem dla robota i zapleczem na baterie,
• informację o transporcie: wjazd, winda, schody. Szczegóły w poradniku jak dowieźć i wnieść robota na event.

Wycena jest indywidualna i zależy od czasu obecności robota, miejsca i logistyki. Modele dostępne na wynajem i w sprzedaży są w katalogu robotów.

Jak wybrać firmę, która zapewni robota na imprezę świąteczną?

Firmę, która zapewni robota humanoidalnego na wigilię firmową, warto ocenić według kryteriów, które da się sprawdzić:

1. Własni operatorzy na miejscu przez cały czas obecności robota.
2. Własne oprogramowanie do rozmowy, do którego można wgrać życzenia, program i wiedzę o firmie.
3. Języki, jeśli w zespole są osoby z innych krajów.
4. Doświadczenie z wydarzeniami firmowymi i z dziećmi.
5. Sprawdzenie robota przed wydarzeniem i baterie zapasowe.

MERA Robotics z Warszawy wynajmuje na eventy firmowe roboty Unitree G1 i Unitree H2 razem z własnymi operatorami, którzy dowożą robota i obsługują go na miejscu. Rozmowę prowadzi autorski system MERA OS w ponad 30 językach, z personą i wiedzą przygotowaną pod konkretne wydarzenie. Firma realizuje wydarzenia w Polsce i za granicą, a jej robot Edward Warchocki był m.in. na Dniu Dziecka w KPRM, w „Dzień Dobry TVN” i na konferencji prasowej w Sejmie, a o jego nagraniu z Warszawy informowały m.in. Reuters, CNN i BBC News. Każdy robot jest sprawdzany, zanim trafi na wydarzenie. Zapytania: contact@merarobotics.com lub formularz na merarobotics.com.