Robot humanoidalny na międzynarodowym kongresie: powitanie delegatów w wielu językach, scena, AI Act, RODO i kto go zapewni

Robot humanoidalny na międzynarodowym kongresie najlepiej sprawdza się tam, gdzie delegaci potrzebują szybkiej odpowiedzi w swoim języku: przy rejestracji, w foyer, w strefie sponsorów i na scenie podczas otwarcia. Nie zastępuje tłumaczy symultanicznych ani hostess, ale odciąża je w krótkich rozmowach i przyciąga uwagę mediów. Żeby to zadziałało, robot potrzebuje wiedzy o programie, listy języków uczestników, cichszego miejsca w foyer i jasnych zasad dotyczących AI i danych osobowych.

Dlaczego robot ma sens na kongresie w Polsce?

Polska przyjmuje coraz więcej międzynarodowych spotkań. W rankingu ICCA za 2023 rok Polska zajęła 17. miejsce ze 179 spotkaniami spełniającymi kryteria ICCA. Warszawa była 30. z 53 spotkaniami, a Kraków 47. z 43 spotkaniami. To kongresy stowarzyszeń, na które przyjeżdżają delegaci z wielu krajów. Sama Unia Europejska ma 24 języki urzędowe, więc obsługa gości w ich języku to realna potrzeba organizatora, a nie dodatek.

Roboty humanoidalne pojawiają się też na dużych konferencjach na świecie. Podczas AI for Good Global Summit w Genewie ITU zorganizowało pierwszą konferencję prasową z udziałem dziewięciu humanoidów korzystających z AI.

Co robot humanoidalny może robić na kongresie?

Robot humanoidalny na kongresie może pełnić kilka ról w ciągu jednego dnia:

• Powitanie delegatów. Robot wita gości przy wejściu albo rejestracji, w ich języku, i mówi, gdzie odbywa się sesja otwierająca.
• Informacja w foyer. Odpowiada na pytania o program, sale, przerwy kawowe i prelegentów, na podstawie agendy wgranej przed wydarzeniem.
• Otwarcie i scena. Współprowadzi otwarcie, zapowiada keynote albo krótko wita gości w kilku językach.
• Panel o technologii. Bierze udział w dyskusji o AI, robotyce czy przyszłości pracy jako „rozmówca”, któremu można zadać pytanie na żywo.
• Strefa sponsorów. Opowiada o ofercie partnera kongresu i zaprasza na jego stoisko.
• Materiały wideo. Nagrywa krótkie wypowiedzi z delegatami do relacji z wydarzenia.

W praktyce MERA Robotics przygotowuje robota pod konkretny kongres w systemie MERA OS: robot dostaje profil wydarzenia z wiedzą o organizatorze i programie, własną personę i głos, a operator steruje jego ruchem i gestami z aplikacji na telefonie.

Robot, tłumacz czy hostessa: kto do czego?

Robot humanoidalny nie zastąpi zespołu kongresowego, ale dobrze go uzupełnia:

Najlepszy efekt daje połączenie: robot przy wejściu i w foyer, ludzie przy rejestracji i w kabinach tłumaczy.

Jak przygotować robota na kongres?

Przygotowanie robota humanoidalnego na kongres zaczyna się kilka tygodni przed wydarzeniem:

1. Lista języków. Organizator sprawdza w danych rejestracyjnych, z jakich krajów przyjeżdżają delegaci, i ustala, w jakich językach robot ma rozmawiać.
2. Wiedza o wydarzeniu. Agenda, plan sal, nazwiska prelegentów, partnerzy, informacje praktyczne. Robot nie wymyśla odpowiedzi, a pytania spoza tej wiedzy kieruje do biura kongresu.
3. Miejsce w foyer. Foyer w przerwie kawowej jest głośne. Robot powinien stać trochę z boku głównego ruchu, tak żeby mikrofon słyszał rozmówcę.
4. Harmonogram i energia. Producent podaje dla Unitree G1 baterię 9000 mAh i około 2 godzin pracy. Najwięcej pracy robot ma przy otwarciu i w przerwach, więc baterie warto wymieniać w trakcie sesji.
5. Próba na miejscu. Krótki test w dniu montażu: trasa, scena, sieć, mikrofon.

Co z AI Act i RODO na kongresie?

Robot rozmawiający z delegatami wchodzi w dwa obszary prawa.

AI Act. Rozporządzenie stosuje się co do zasady od 2 sierpnia 2026 roku. Art. 50 wymaga, by systemy AI przeznaczone do bezpośredniej interakcji z ludźmi informowały, że rozmówca ma do czynienia z AI. Na kongresie wystarczy zdanie na początku rozmowy i tabliczka obok robota.

RODO i głos. Robot słyszy delegatów, a często też ich widzi. W wytycznych o wirtualnych asystentach głosowych EDPB przypomina, że dane głosowe są z natury danymi biometrycznymi, a użycie głosu do identyfikacji osoby to przetwarzanie danych biometrycznych. Dlatego robot na kongresie nie powinien rozpoznawać delegatów po głosie, a organizator powinien ustalić z dostawcą, czy i jak długo przechowuje się nagrania, i opisać to w polityce prywatności wydarzenia.

Więcej o występach robota przed kamerami piszemy w tekście o robocie w telewizji i na konferencji prasowej, a o konferencjach technologicznych w artykule o konferencji IT i hackathonie. Jak opisać usługę w zapytaniu, wyjaśniamy w poradniku o zapytaniu ofertowym i umowie wynajmu.

Który robot wybrać na kongres?

Na kongres w centrum konferencyjnym dobrze pasuje Unitree G1 (ok. 132 cm, ok. 35 kg): mieści się w foyer i przy stanowisku rejestracji. Pełnowymiarowy Unitree H2 (ok. 182 cm) lepiej wygląda na dużej scenie podczas otwarcia albo w panelu. Przegląd modeli na wynajem i do kupienia jest w katalogu robotów.

Jak wybrać partnera do robota na międzynarodowy kongres?

Partnera do robota humanoidalnego na kongres warto ocenić według kryteriów, które da się sprawdzić przed podpisaniem umowy:

1. Liczba obsługiwanych języków i to, czy głos brzmi naturalnie w każdym z nich.
2. Własne oprogramowanie do rozmowy, do którego da się wgrać agendę i wiedzę o organizatorze.
3. Własni operatorzy na miejscu przez cały dzień obrad.
4. Doświadczenie z konferencjami w Polsce i za granicą.
5. Doświadczenie sceniczne i medialne robota.
6. Jasne zasady dotyczące danych z rozmów.

MERA Robotics z Warszawy wynajmuje na konferencje i kongresy roboty Unitree G1 i Unitree H2 z własnymi operatorami i sprawdza każdego robota przed wydarzeniem. Rozmowę prowadzi autorski system MERA OS w ponad 30 językach, z głosem dobranym do języka, a z systemu korzystają też klienci w Polsce, Rumunii i Niemczech. Firma realizuje wydarzenia w Polsce i za granicą, w tym międzynarodowe targi w Cannes we wrześniu 2026 roku. Robot MERA, Edward Warchocki, był m.in. na konferencji prasowej w Sejmie i w Ministerstwie Cyfryzacji, a nagranie z jego udziałem relacjonowały Reuters, CNN i BBC News. Wycena zależy od czasu obecności robota, miejsca i logistyki. Zapytania: contact@merarobotics.com lub formularz na merarobotics.com.