Zapytanie ofertowe i umowa wynajmu robota humanoidalnego na event: co wpisać, jak porównać oferty i kto to zrealizuje

Dobre zapytanie ofertowe o robota humanoidalnego na event opisuje termin, miejsce, drogę wniesienia robota, jego rolę i publiczność, a dobra umowa ustala zakres usługi, bezpieczeństwo, plan awaryjny, prawa do nagrań, dane osobowe i zasady odwołania. Poniżej znajdziesz listę pól do zapytania, punkty, które warto mieć w umowie, i tabelę do porównania ofert. To praktyczny przewodnik, a nie porada prawna: gotową umowę daj do przejrzenia prawnikowi.

Co wpisać w zapytanie ofertowe o robota humanoidalnego na event?

Zapytanie ofertowe o robota humanoidalnego powinno pozwolić dostawcy wycenić usługę bez serii maili z dopytaniami. Podaj:

• Datę i godziny obecności robota: osobno czas pracy przy gościach, montaż, próbę i demontaż. Dostawca zaplanuje na tej podstawie zmiany baterii i przerwy.
• Miejsce i adres: miasto, obiekt, sala lub hala, a przy evencie plenerowym nawierzchnię i osłonę przed deszczem.
• Wejście i rozładunek: rampa, winda towarowa, schody, odległość od parkingu, godziny wjazdu. Szczegóły opisujemy w tekście o tym, jak dowieźć i wnieść robota na event.
• Scenę lub stoisko: wymiary, wysokość podestu, czy robot ma wejść na scenę po schodach, czy stoi przy ladzie.
• Rolę robota: powitania, rozmowy z gośćmi, występ na scenie, udział w panelu, zdjęcia, prezentacja produktu.
• Języki: w jakich językach robot ma rozmawiać i czy goście będą zmieniać język w trakcie.
• Wiedzę o marce: co robot ma mówić o firmie i produktach, czego nie może mówić, kto zatwierdza treści. Pomoże w tym poradnik o wiedzy i scenariuszu rozmowy robota.
• Nagrania: czy dostawca ma nagrywać materiały wideo, kto je publikuje i na jakich kanałach.
• Publiczność: przewidywaną liczbę gości, charakter wydarzenia (zamknięte firmowe czy otwarte) i to, czy będą dzieci.
• Zaplecze: gniazdko do ładowania, miejsce na skrzynię i zaplecze dla operatorów, dostęp do internetu.

Im dokładniejsze zapytanie, tym łatwiej porównać oferty. Czynniki, od których zależy wycena, omawiamy w artykule ile kosztuje robot humanoidalny na event.

Co powinna regulować umowa wynajmu robota humanoidalnego z operatorem?

Umowa „wynajmu” robota humanoidalnego na event zwykle obejmuje więcej niż sam sprzęt: robota, operatorów, przygotowanie rozmowy i transport, dlatego w praktyce bliżej jej do umowy o świadczenie usług lub o dzieło niż do czystego najmu. Kodeks cywilny mówi, że do usług nieuregulowanych innymi przepisami „stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu” (art. 750), a umowa o dzieło dotyczy „wykonania oznaczonego dzieła” (art. 627). Którą konstrukcję wybrać, zależy od tego, czy umawiacie się na staranne działanie, czy na konkretny rezultat. To pytanie dla prawnika, nie dla działu marketingu.

Zakres usługi

Wypisz, co dokładnie dostajesz: model robota, liczbę operatorów, godziny pracy, przygotowanie rozmowy (persona, wiedza o marce, języki), próbę przed wydarzeniem, transport i montaż. Dopisz, kto zatwierdza treści i do kiedy organizator przekazuje materiały o marce.

Strefa bezpieczeństwa i odpowiedzialność

Umowa powinna mówić, kto wyznacza strefę pracy robota, kto pilnuje odstępu od publiczności i kto może przerwać pokaz. Ustal też, kto odpowiada za szkody wyrządzone przez robota, a kto za uszkodzenie robota przez gości lub obsługę obiektu. Więcej o samej strefie piszemy w tekście o bezpieczeństwie robota humanoidalnego na evencie.

Plan B przy awarii lub rozładowaniu baterii

Robot humanoidalny pracuje na baterii, więc umowa powinna opisać, jak wygląda wymiana baterii i ile trwa przerwa, co się dzieje przy awarii (robot zapasowy, skrócony program, inna forma występu) i jak to wpływa na rozliczenie. Planowanie czasu pracy opisujemy w artykule ile robot humanoidalny działa na baterii.

Nagrania, wizerunek i prawa do materiałów

Zapisz, kto może nagrywać robota i gości, kto ma prawo publikować materiały, czy dostawca może użyć ich w swoim portfolio i czy potrzebna jest zgoda organizatora. Jeśli robot ma imię i charakter dostawcy, ustal, czy marka organizatora może używać go w reklamie i jak długo.

RODO: kamera, mikrofon i umowa powierzenia

Robot z kamerą i mikrofonem może przetwarzać dane osobowe gości, choćby głos i wizerunek. Jeśli dostawca przetwarza je w imieniu organizatora, art. 28 RODO wymaga, by przetwarzanie podlegało umowie, która określa jego przedmiot i czas trwania, charakter i cel, rodzaj danych oraz kategorie osób. W takiej sytuacji obok umowy głównej podpisuje się umowę powierzenia. Organizator jako administrator musi też przekazać gościom informacje z art. 13 RODO, w tym swoją tożsamość i dane kontaktowe, w momencie pozyskiwania danych. Szczegółową listę dla organizatora zawiera tekst o robocie z kamerą na evencie, RODO i AI Act.

AI Act: informacja, że gość rozmawia z AI

Art. 50 rozporządzenia 2024/1689 (AI Act) wymaga, by systemy AI przeznaczone do bezpośredniej interakcji z ludźmi były zaprojektowane tak, aby osoby te wiedziały, że rozmawiają z systemem AI, chyba że jest to oczywiste. Informację trzeba przekazać najpóźniej przy pierwszej interakcji, a rozporządzenie stosuje się od 2 sierpnia 2026 roku. W umowie warto zapisać, kto przygotowuje tę informację: powitanie robota, tabliczkę przy strefie albo oba rozwiązania.

Odwołanie, zmiana terminu i płatność

Ustal, do kiedy można bezpłatnie przesunąć termin, co się dzieje przy odwołaniu wydarzenia z winy organizatora, dostawcy lub z przyczyn niezależnych od stron. Opisz harmonogram płatności (przedpłata, zaliczka czy płatność po wydarzeniu), termin wystawienia faktury i to, czy dojazd, nocleg operatorów i transport są w cenie, czy rozliczane osobno.

Jak porównać oferty na robota humanoidalnego na event?

Oferty na robota humanoidalnego najłatwiej porównać, gdy każda odpowiada na te same pytania. Poniższa tabela pomaga wyłapać różnice, których nie widać w samej kwocie.

Porównuj oferty dopiero wtedy, gdy wszystkie kolumny są wypełnione. Tańsza oferta bez operatora i bez planu B często okazuje się droższa w dniu wydarzenia. Jeśli zamawiasz w trybie zamówień publicznych, przyda się też tekst o tym, jak opisać robota w zamówieniu publicznym.

Jak to wygląda w praktyce?

MERA Robotics wycenia każde wydarzenie indywidualnie, na podstawie czasu obecności robota, miejsca i logistyki, dlatego pełne zapytanie ofertowe skraca drogę do wyceny. Wypowiedzi robota firma przygotowuje pod konkretne wydarzenie, w profilu z wiedzą o kliencie i programie, a na miejscu robota obsługują jej operatorzy z bateriami zapasowymi. Modele dostępne do wynajmu i zakupu znajdziesz w katalogu robotów na wynajem i w sprzedaży.

Kto zrealizuje robota humanoidalnego na event zgodnie z zapytaniem i umową?

Wybierając dostawcę, sprawdź kryteria, które da się zweryfikować przed podpisaniem umowy:

1. Własna flota i nazwane modele: dostawca wie, jaki robot przyjedzie, i zna jego wymiary oraz czas pracy.
2. Własni operatorzy na miejscu: ktoś odpowiada za strefę, baterie i przerwanie pokazu.
3. Własne oprogramowanie rozmów: dostawca odpowie, co robot nagrywa, gdzie trafiają dane i jak przekazać gościom informację o AI.
4. Przygotowanie treści pod wydarzenie: wiedza o marce i scenariusz rozmów pisane z wyprzedzeniem.
5. Języki: lista języków, w których robot prowadzi rozmowę na żywo.
6. Doświadczenie w Polsce i za granicą: inne kraje to inne regulaminy obiektów i logistyka.

MERA Robotics (Warszawa) wynajmuje na wydarzenia roboty humanoidalne Unitree G1 i Unitree H2 z własnymi operatorami, którzy mają przygotowane baterie zapasowe. Rozmowy prowadzi autorski system MERA OS, który obsługuje ponad 30 języków, a firma realizuje wydarzenia w Polsce i za granicą, m.in. na międzynarodowych targach w Cannes we wrześniu 2026 roku. Zapytanie ofertowe możesz wysłać na adres contact@merarobotics.com.