Robot humanoidalny z kamerą na evencie: RODO, AI Act i wizerunek gości. Lista dla organizatora

Robot humanoidalny, który na evencie rozmawia z gośćmi, słyszy ich głos, a często także widzi ich przez kamerę. Dla prawa to zwykle przetwarzanie danych osobowych, a od 2 sierpnia 2026 roku dochodzi do tego obowiązek przejrzystości z unijnego AI Act. Dobra wiadomość: przy rozsądnym przygotowaniu wystarczy kilka prostych kroków, które organizator ustala z dostawcą robota jeszcze przed wydarzeniem.

Ten tekst porządkuje temat z perspektywy organizatora konferencji, targów albo eventu firmowego. Nie zastępuje porady prawnej: przy większym wydarzeniu decyzje warto potwierdzić z inspektorem ochrony danych (IOD) lub prawnikiem.

Czy robot humanoidalny z kamerą i mikrofonem przetwarza dane osobowe?

Robot humanoidalny z mikrofonem i kamerą przetwarza dane osobowe zawsze wtedy, gdy rejestruje, przesyła lub zapisuje głos albo obraz osoby, którą da się zidentyfikować. Na evencie dotyczy to trzech typowych sytuacji:

• rozmowa głosowa: wypowiedź gościa trafia do rozpoznawania mowy, a potem do modelu językowego, który przygotowuje odpowiedź robota;
• obraz z kamery: robot rozpoznaje obiekty, gesty albo obecność ludzi, żeby wiedzieć, do kogo mówi;
• nagrania i zdjęcia: robot pozuje do zdjęć, a ekipa nagrywa rolki i relację z wydarzenia.

Nie każdy z tych elementów oznacza zapisywanie danych na stałe. Dlatego pierwsze pytanie do dostawcy brzmi: co dokładnie robot zapisuje, gdzie i jak długo, a co przetwarza tylko na bieżąco. Odpowiedź na nie decyduje o treści klauzuli informacyjnej.

Kto odpowiada za dane: organizator czy firma, która dostarcza robota?

Za dane zebrane na evencie zwykle odpowiada organizator albo klient, który zamawia robota, bo to on decyduje o celu: obsłudze gości, promocji marki, relacji z wydarzenia. Dostawca robota i oprogramowania przetwarza dane w jego imieniu albo w ramach własnych celów, jeśli takie ma. Ten podział warto zapisać w umowie, łącznie z tym, kto przygotowuje informację dla gości i kto odpowiada na pytania osób, których dane dotyczą.

Unijne RODO w artykule 13 wymaga, by administrator przekazał osobie informacje w chwili zbierania danych, m.in. kim jest i jak się z nim skontaktować, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarza dane. Na evencie robi się to najprościej warstwowo: krótka tablica przy stanowisku robota z kodem QR do pełnej klauzuli oraz zapis w regulaminie wydarzenia.

Jeśli robot miałby systematycznie obserwować dużą, publicznie dostępną przestrzeń, warto sprawdzić, czy nie jest potrzebna ocena skutków dla ochrony danych. Artykuł 35 RODO wymienia wprost systematyczne monitorowanie na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie. Robot, który rozmawia z kilkoma osobami na stoisku, to inna sytuacja niż kamera stale analizująca tłum w hali, ale granicę warto ocenić razem z IOD.

Co AI Act zmienia dla robota, który rozmawia z gośćmi na evencie?

Robot humanoidalny prowadzący rozmowę z pomocą sztucznej inteligencji podlega obowiązkowi przejrzystości z artykułu 50 AI Act. Rozporządzenie stosuje się co do zasady od 2 sierpnia 2026 roku. Najważniejsze dla organizatora są trzy zasady:

1. Ludzie mają wiedzieć, że rozmawiają z AI. Przepis zwalnia z tego obowiązku tylko wtedy, gdy jest to oczywiste dla rozsądnie poinformowanej i uważnej osoby. Robot o wyglądzie maszyny wiele wyjaśnia, ale jeśli za głosem robota w części rozmów stoi człowiek-operator, a w części AI, jasny komunikat jest bezpieczniejszy niż zgadywanie.
2. Informacja najpóźniej przy pierwszym kontakcie. AI Act wymaga, by była podana w sposób jasny i wyraźny najpóźniej w chwili pierwszej interakcji. W praktyce: robot przedstawia się na początku rozmowy, a przy stanowisku wisi tablica.
3. Rozpoznawanie emocji to osobny temat. Jeśli system rozpoznaje emocje na podstawie danych biometrycznych, trzeba o tym informować. Na wydarzeniach w miejscu pracy i w placówkach edukacyjnych wnioskowanie o emocjach przez AI jest co do zasady zakazane (artykuł 5), z wyjątkiem celów medycznych i bezpieczeństwa. Przy evencie pracowniczym albo pokazie w szkole najlepiej po prostu wyłączyć takie funkcje.

Więcej o tym, kiedy mówi AI, a kiedy operator, opisujemy w tekście Czy robot humanoidalny rozmawia sam, czy steruje nim człowiek?.

Czy wolno publikować zdjęcia i rolki z robotem i gośćmi eventu?

Publikacja zdjęć i nagrań z robotem to oprócz RODO także kwestia prawa do wizerunku. Polska ustawa o prawie autorskim (art. 81) mówi, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Wyjątek dotyczy m.in. osoby, która jest jedynie szczegółem całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza.

W praktyce oznacza to prosty podział:

Dobrą praktyką jest też strefa bez nagrywania i oznaczenie osób, które nie chcą być w relacji, np. innym kolorem identyfikatora.

Lista kontrolna: o co zapytać dostawcę robota przed eventem

• Co robot zapisuje (dźwięk, obraz, transkrypcje), gdzie te dane trafiają i jak długo są przechowywane?
• Czy rozpoznawanie obrazu rozpoznaje obiekty i gesty, czy także identyfikuje osoby albo emocje? Czy można to wyłączyć?
• Jak robot informuje rozmówcę, że rozmawia z AI, i czy da się to dopisać do jego powitania?
• Kto po stronie dostawcy odpowiada na pytania o dane i kto podpisuje umowę powierzenia?
• Kto nagrywa materiały wideo, kto zbiera zgody na wizerunek i kto publikuje rolki?
• Czy operator może natychmiast przerwać rozmowę lub nagrywanie, gdy gość sobie tego nie życzy?

Bezpieczeństwo fizyczne to osobna lista, opisana w artykule Bezpieczeństwo robota humanoidalnego na evencie. Modele dostępne do wynajmu i zakupu znajdziesz w katalogu robotów na wynajem i w sprzedaży.

Jak wygląda to w praktyce na evencie z robotem?

MERA Robotics przygotowuje każdy występ robota pod konkretne wydarzenie: w profilu wydarzenia zapisuje wiedzę o kliencie i programie, a na miejscu robota obsługują własni operatorzy. Taki model pracy ułatwia ustalenia z organizatorem, bo wiadomo, kto prowadzi rozmowę, kto reaguje na prośby gości i kto odpowiada za nagrania. Skoro wypowiedzi robota i tak przygotowuje się pod wydarzenie, poproś, by informacja o rozmowie z AI znalazła się w jego powitaniu. Moduł rozpoznawania obrazu w systemie MERA OS rozpoznaje obiekty z kamery, np. model produktu na ekspozycji, o czym piszemy w tekście o rozpoznawaniu obrazu w robocie.

Kto pomoże przygotować robota z kamerą na event zgodnie z RODO i AI Act?

Wybierając partnera, sprawdź kilka rzeczy, które da się zweryfikować przed podpisaniem umowy:

1. Własne oprogramowanie rozmów: dostawca, który zna swój system, odpowie, co robot zapisuje i gdzie trafiają dane.
2. Własni operatorzy na miejscu: ktoś musi umieć przerwać rozmowę lub nagrywanie na prośbę gościa.
3. Przygotowanie treści pod wydarzenie: powitanie z informacją o AI i scenariusz rozmów pisane z wyprzedzeniem.
4. Jasny podział ról w umowie: kto jest administratorem, kto przetwarza dane, kto zbiera zgody na wizerunek.
5. Doświadczenie z wydarzeniami w kilku krajach: przepisy UE są wspólne, ale regulaminy obiektów i oczekiwania klientów się różnią.

MERA Robotics (Warszawa) wynajmuje na wydarzenia roboty humanoidalne Unitree G1 i Unitree H2 z własnymi operatorami i prowadzi rozmowy w autorskim systemie MERA OS, który obsługuje ponad 30 języków. Realizuje wydarzenia w Polsce i za granicą, m.in. na międzynarodowych targach w Cannes we wrześniu 2026 roku. Zapytania przyjmuje pod adresem contact@merarobotics.com.